Когда внутри компании существует удобная организация документооборота, управления бизнес-процессами и эффективного взаимодействия между сотрудниками, компания работает продуктивнее. Это особенно важно для крупных корпораций с большим количеством отделов, множеством сотрудников и большой нагрузкой на документы. В цифровой эпохе все эти вопросы легко решаются с помощью специализированного программного обеспечения. Одним из наиболее популярных решений в этой области является Microsoft SharePoint. Задача заключается в том, чтобы выбрать подходящий продукт и использовать его наиболее результативно. В данной статье мы рассмотрим особенности работы с Microsoft SharePoint.

Microsoft SharePoint Products and Technologies, известный как SharePoint, представляет собой целую коллекцию программ, выпущенных корпорацией Microsoft. Эти программы разработаны для создания комфортной среды, в которой сотрудники компании могут взаимодействовать друг с другом продуктивно, а также хранить, находить и систематизировать информацию, управлять рабочими процессами. Название Microsoft SharePoint Products and Technologies указывает, что несколько программных продуктов предназначены для решения разных задач, основными из которых являются Microsoft SharePoint Foundation и Microsoft SharePoint Server.

Microsoft SharePoint Foundation, известный ранее как Windows SharePoint Services или WSS, является базовой версией клиентской программы, включающей в себя начальные возможности для налаживания совместной работы внутри предприятия. Она позволяет хранить, обрабатывать и находить файлы, контакты и другую информацию, отслеживать документооборот, планировать задачи и создавать веб-форумы для делового общения. Для удовлетворения потребностей крупных компаний разработаны более продвинутые редакции с расширенным функционалом, такие как SharePoint Server Standard и SharePoint Server Enterprise.

Microsoft SharePoint Server, известный ранее как Microsoft Office SharePoint Server или MOSS, является платным комплектом серверных приложений, доступный в версиях 2010 и 2013 гг. SharePoint Server предоставляет множество возможностей, отсутствующих в SharePoint Foundation.

Некоторые разработчики решают использовать SharePoint Foundation изолированно от SharePoint Server, чтобы снизить стоимость решения. Однако, подобное решение не станет полнофункциональным, так как SharePoint Foundation не предоставляет некоторые возможности, доступные только в SharePoint Server, такие как бизнес-аналитика, настройка личного кабинета сотрудника и использование веб-форм.

Среди других программных продуктов SharePoint особенно популярны две программы: Microsoft Sharepoint Designer и Microsoft Sharepoint Workspace. Microsoft Sharepoint Designer представляет собой HTML-редактор, при помощи которого можно создавать и редактировать веб-сайты в MS SharePoint, используя встроенные средства редактирования. Microsoft SharePoint Workspace позволяет совершать операции с документами и рабочими данными в режиме реального времени, автоматически синхронизируя информацию с рабочей областью SharePoint Workspace на устройстве.

В целом, MS SharePoint является платформой для создания корпоративных порталов с широким функционалом, которые делают работу предприятия более продуктивной за счет удобной настройки и автоматизации всех внутренних процессов.

Возможности и функционал корпоративного портала SharePoint

Сразу стоит отметить, что портал SharePoint не подходит для каждой компании в качестве готового «коробочного» решения. Его необходимо приспосабливать под цели пользователя, выстраивать структуру и создавать отдельные страницы. С одной стороны, это плюс, так как получается именно то, что нужно конкретной организации. Однако процесс внедрения корпоративного портала SharePoint может затянуться на несколько месяцев, что не всегда приемлемо, особенно для малых компаний.

Структура портала

Как мы уже заметили, типовой структуры у SharePoint нет: ее разрабатывают индивидуально в соответствии с потребностями той или иной компании. Чаще всего это центральный портал, который служит местом доступа к веб-узлам дочерних уровней — сайтам отделов, пользователей, хранилищам данных. В структуре SharePoint есть особые элементы, которые позволяют сформировать и упорядочить содержимое портала именно так, как это нужно в данном случае.

1. Сайты: пользователи могут создавать самостоятельно веб-узлы разных типов, включая сайты групп, вики-сайты, блоги, шаблоны приложений и рабочие области.
2. Область портала: предназначена для представления ступенчатой структуры интранета. Портал может включать несколько областей разного уровня, созданных для каждого отдела компании, и пользователи могут создавать дочерние области в рамках своей области портала.
3. Библиотеки документов: один из ключевых элементов структуры портала SharePoint. Это хранилище информации, которое может содержать текстовые файлы, электронные таблицы, графические и видеоматериалы, и доступ к документам могут иметь все участники группы.
4. Списки: содержат данные, которые не являются документами, например, ссылки, контакты, задачи, события, извещения и календари. Содержимое списков можно обрабатывать и редактировать.
5. Веб-части: это особые компоненты структуры SharePoint, которые выглядят как визуальные блоки, позволяющие обычным пользователям управлять веб-страницами.

Какие задачи решает корпоративный портал MS SharePoint

Цели внедрения SharePoint в компании — оптимизировать рабочие процессы, сэкономить время сотрудников и материальные ресурсы. С помощью корпоративного портала SharePoint можно добиться таких результатов:

1. Работа в совместной среде: быстрый обмен документами, новостями, ссылками и прочими ресурсами, а также оптимизация коммуникативных процессов.
2. Удобный доступ к корпоративной информации: пользователи могут легко найти необходимый документ, таблицу с аналитическими данными, обучающие материалы и контакты нужных людей.
3. Систематизация документооборота: уменьшение времени на поиск документов и их регистрация.
4. Прозрачность структуры предприятия, что облегчает адаптацию новых сотрудников.
5. Решение проблем контроля выполнения задач: регистрирование любых изменений и оперативное следование за состоянием рабочих вопросов.
6. Автоматизация бизнес-процессов: сокращение времени, необходимого на выполнение рутинных операций вручную.
7. Обеспечение эффективного внутрикорпоративного общения: создание достаточно удобной среды для обсуждения рабочих вопросов.

Интерфейс портала

Для достижения таких результатов MS SharePoint предлагает широкий функционал. С помощью корпоративного портала SharePoint можно:

1. Создавать сайты групп, блоги, вики, форумы.
2. Публиковать и редактировать контент.
3. Обсуждать рабочие темы на форумах и в блогах.
4. Получать общий доступ к файловому хранилищу.
5. Работать с файлами удаленно.
6. Управлять данными на сайтах групп, предоставлять доступ к ним.
7. Быстро находить информацию.
8. Совместно редактировать документы, в том числе с разных устройств.
9. Оперативно оповещать сотрудников о важных событиях и задачах.
10. Создавать профили пользователей.

Одним из самых популярных корпоративных портальных решений на рынке является MS SharePoint. Востребованность этой платформы обусловлена не только отношением потребителей к бренду Microsoft, но и ее объективными преимуществами.

Среди неоспоримых плюсов MS SharePoint можно выделить высокое качество, присущее продуктам Microsoft, эффективное решение рабочих вопросов, исключительно широкий функционал, безграничные возможности настройки и расширения, приспосабливания под индивидуальные нужды компании, а также легкая интеграция с прочими продуктами Microsoft.

Однако, как и любой продукт, SharePoint имеет и слабые стороны. Большое количество функций делают эту платформу сложной и "тяжелой", от пользователя требуются обширные и глубокие знания для ее освоения. Также установка SharePoint и последующее ее использование обходятся компаниям недешево из-за высокой стоимости лицензии и платных продуктов. Срок внедрения корпоративного портала MS SharePoint может достигать полугода и более, что также является одним из недостатков.

Компаниям, занятым в сегменте малого бизнеса, SharePoint может не подойти в связи со всеми вышеперечисленными причинами. Не станет лучшим выбором платформа и для организаций, которые используют программное обеспечение от других производителей.

Кроме того, важно учитывать факторы корпоративной культуры и психологического климата в компании. Для успеха необходимы лояльность и доверие сотрудников, а они во многом зависят от того, насколько эффективно налажены процессы коммуникации в коллективе. В этом аспекте SharePoint уступает другим решениям, таким как корпоративные соцсети.

Корпоративный портал на платформе SharePoint от Microsoft — популярный выбор для многих крупных компаний благодаря разнообразию функций и большому количеству выполняемых рабочих задач. Однако, при всех преимуществах, использование SharePoint имеет и некоторые ограничения в плане доступности и стоимости, а также не решает полностью проблему коммуникации внутри компании.

Фото: freepik.com