Помощник руководителя, офис менеджер
Описание
Обязaнноcти:
ПEРCОНАЛЬНЫЙ АCСИCТЕНТ PУКOВОДИTEЛЯ + чacтичнo функции офис - менeджеpa
• aдминистpативное и организациoннoе coпровождениe дeятeльности рукoводитeля;
• выпoлнениe личныx поручeний руковoдитeля;
• оргaнизация пeрегoвopoв, деловыx встреч, приeмов, cовещаний, проектов;
• ведение делопроизводства, документооборота и корреспонденции;
• сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя;
• доведение до руководителей подразделений указаний, распоряжений, поручений руководителя, контроль их исполнения точно в срок;
• офис-менеджмент: организация приема посетителей, обеспечение офиса канцтоварами, расходными, учебными материалами, необходимыми для работы учебного центра (закупка, приемка, учет, хранение и выдача), обработка входящих звонков и писем, поддержка документооборота офиса (входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов)
Задачи:
Тайм-менеджмент
• составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание календаря (бизнес и личного), оперативная интеграция календаря в расписание мероприятий отдела;
• оптимальная организация рабочего дня руководителя;
• планирование собственного рабочего времени.
Организация встреч, переговоров
• подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;
• ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч;
Управление секретариатом
функций офис-менеджера;
• оформление договоренностей с поставщиками, обращение в нужную инстанцию для оперативного решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы;
• жизнеобеспечение рабочего места руководителя.
Ведение документации
• работа с документами – это грамотное составление деловых писем, бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т.д.;
• при необходимости редактирование писем и бумаг, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;
• работа с почтой: сортировка почты руководителя по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма, кому что отвечать.
Поддержание деловых контактов
• уметь управлять информационными потоками;
• быть в курсе всех событий в компании;
• ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа руководителя и для компании;
• решать любые вопросы за минимально короткое время – и всегда с положительным результатом;
• поздравлять клиентов компании, поддерживать с ними связь.
Личные качества ассистента:
• умение подчиняться, чувствовать настроение;
• умение предугадывать реакцию руководителя;
• коммуникабельность;
• организаторские способности;
• работа в режиме многозадачности;
• находчивость, быстрая реакция;
• стрессоустойчивость;
• умение хранить информацию;
• эрудированность, знание различных областей;
• высокая работоспособность;
• доброжелательность, улыбчивость;
• стремление развиваться (саморазвитие);
• дипломатичность;
• аккуратность;
Наличие личного а/м
Адрес
Рязанская область, Рязань